Studiereis Frans in Frankrijk – Taalweekend
Succesverhaal: Frans in de praktijk bij Holland Casino om praktijkervaring op te doen! Tijdens een maatwerktraject ontwikkelden medewerkers van Holland
Leidinggevenden en HR kunnen de communicatie in meertalige teams meteen verbeteren met drie stappen: vaste vergaderregels, luistertaal toepassen en afspraken visueel samenvatten. De urgentie is groot, want 36% van de werknemers die met meertaligheid te maken heeft zegt elkaar niet altijd goed te begrijpen. Hieronder lees je hoe je dit aanpakt.
Kort samengevat:
- In de bouw, landbouw en industrie komen misverstanden het vaakst voor: respectievelijk 49%, 48% en 46%, dus visualiseer elke taak.
- Ruim 10% van werknemers in meertalige teams meldt werkfouten door misverstanden, 4% voelt zich buitengesloten en ruim 1% noemt gevaarlijke situaties of ongelukken.
- Luistertaal werkt alleen als iedereen de taal van de ander voldoende verstaat; kies bij juridische, technische of veiligheidsinhoud professionele taalondersteuning.
- Registreer vooraf misverstanden, herhaalde instructies en kleine incidenten en vergelijk de cijfers na drie maanden, aangevuld met korte begripchecks na elk overleg.
Een meertalige vergadering slaagt of faalt in de voorbereiding. Stuur de agenda vooraf rond en vermeld erbij welke talen je verwacht. Zo kan iedereen zich voorbereiden, nieuwe termen opzoeken en eventueel een collega om hulp vragen. De Toolkit Meertalig Vergaderen geeft praktische technieken die je direct kunt overnemen.
Pro-tip: Laat de notulist besluiten in drie korte zinnen en met een pictogram of schema vastleggen, zodat ook wie een woord miste het besluit kan terugvinden.
Een taalbeleid hoeft geen beleidsstuk te zijn. Een beknopt overzicht is genoeg als alle teamleden de afspraken herkennen en terugvinden. Dit is een compact format dat HR kan gebruiken:
Begin met een talenrepertoire: vraag teamleden welke talen ze spreken, verstaan en lezen, en werk dat overzicht bij als het team verandert. Soms is één voertaal onvermijdelijk, bijvoorbeeld bij veiligheidscommunicatie of tijdsdruk. Stel dan wel vast wie extra ondersteuning krijgt, zodat de voertaal niemand buitensluit. Meer achtergrond vind je in ons artikel over effectief werken met meertaligheid op de werkvloer.
Luistertaal (lingua receptiva) betekent dat gesprekspartners ieder hun eigen taal spreken en elkaar toch begrijpen, omdat ze de taal van de ander verstaan. De factsheet van de Taalunie beschrijft dat het vraagt om expliciete afspraken en dat het spreekangst kan verminderen. Een Nederlandse collega kan bijvoorbeeld Nederlands spreken terwijl een Vlaamse of Duitse collega in de eigen taal antwoordt. Luistertaal komt op de werkvloer vaak informeel voor, maar werkt het best als je het aan het begin van het overleg uitspreekt.
Voorwaarden voor succes:
Een korte opening die werkt: “Vandaag mag iedereen in de eigen taal spreken. Begrijp je iets niet, vraag dan gerust om herhaling.” Oefen dit eerst in kleine overleggen. Bij juridische, technische of veiligheidsinhoud is professionele taalondersteuning een voorzichtige keuze.
Wie bang is een fout te maken in een andere taal, zwijgt. Dat is gevaarlijk, zeker als een misverstand over een instructie gaat. Onderzoek onder 235 deelnemers laat zien dat teaminterventies en digitale herinneringen (nudges) de psychologische veiligheid in virtuele teams vergroten. Het onderliggende artikel in Group Decision and Negotiation beschrijft dat teaminterventies dit doen via betere coördinatie.
Als leidinggevende kun je zelf direct beginnen:
Wat misverstanden kosten: ruim 10% van de werknemers in meertalige teams meldt fouten in het werk door misverstanden, 4% voelt zich buitengesloten en ruim 1% noemt gevaarlijke situaties of ongelukken. Elk percentage is een collega met een verhaal.
In de bouw, industrie en techniek lopen misverstanden het hoogst op: bouw (49%), landbouw (48%) en industrie (46%) scoren het slechtst. Een studie over risicomanagement in multiculturele organisaties laat zien dat taalproblemen de risicopercepties beïnvloeden en beveelt visualisatie en betrokkenheid van multiculturele medewerkers aan. Visuals vormen de basis, taalondersteuning blijft de aanvulling.
Pro-tip: Test elke visual met medewerkers uit verschillende taalgroepen. Vraag ze uit te leggen wat ze zien. Klopt dat niet, pas dan de visual aan, niet de medewerker.
Een taalbeleid werkt alleen als je het in fasen invoert. Dit plan houdt het haalbaar:
Heeft je team specifieke vakterminologie of wisselende taalniveaus, dan geven maatwerktraining en blended learning meer effect dan een generieke cursus. Wat je als team uit zo’n training haalt, lees je in ons artikel over teamtraining taal en wat HR ervoor terugkrijgt.
Taalbarrières verdwijnen zelden helemaal, maar je kunt ze beheersbaar maken. Begin bij het inzicht dat een taalprobleem vaak ook een cultuurprobleem is. Het TOPOI-model helpt om miscommunicatie te analyseren aan de hand van Taal, Ordening, Personen, Organisatie en Inzet. Zo zie je of een misverstand echt over woorden gaat, of over verwachtingen en hiërarchie.
Concrete strategieën die we in teams zien werken:
Houd de eerste communicatielaag eenvoudig. Gebruik korte zinnen, één boodschap per zin en actieve werkwoorden. Zeg niet “het zou fijn zijn als dit morgen af is”, maar “maak dit morgen af”. Voor sommige culturen is de eerste formulering een beleefde suggestie, voor andere een duidelijke opdracht.
Combineer gesproken en geschreven communicatie. Wie een instructie hoort en daarna schriftelijk ontvangt, kan zelf de tijd nemen om te vertalen of op te zoeken wat onduidelijk was. Laat besluiten daarom altijd schriftelijk volgen op een overleg.
Maak vragen stellen normaal. Zonder expliciete afspraken ontstaat een vicieuze cirkel waarin verminderde vertrouwdheid tot verdere miscommunicatie leidt, en leidinggevenden onderschatten dat effect vaak. Zeg het daarom hardop: onduidelijkheid is geen zwakte van de ontvanger, maar een signaal voor de zender.
Investeer ten slotte in taalontwikkeling. Een taalcursus op maat voor de situaties waarin het misgaat, levert meer op dan een algemene taalles. Hoe je cultuurverschillen daarbij betrekt, staat in onze handleiding voor het overbruggen van cultuurverschillen.
In een meertalig team luistert niet iedereen met dezelfde zekerheid. Wie een tweede of derde taal spreekt, mist soms een woord of een nuance en vult de rest zelf in. Actief luisteren verkleint de kans dat die invulling fout uitpakt. Dat geldt voor de spreker en voor de luisteraar: de spreker controleert of de boodschap is aangekomen, de luisteraar toont wat hij heeft begrepen.
Methoden die direct toepasbaar zijn:
Parafraseren: herhaal de boodschap in je eigen woorden. “Als ik je goed begrijp, moeten de pallets op tijd op locatie staan.” De ander kan bevestigen of corrigeren, en de fout zit niet langer verstopt.
Doorvragen met een open vraag. In plaats van “Begrijp je het?”, dat bijna altijd met “ja” wordt beantwoord, vraag je: “Wat ga je als eerste doen?” Zo hoor je direct of de boodschap goed is overgekomen.
Pauzes toestaan. Wie in een tweede taal denkt, kan extra tijd nodig hebben. Onderbreek niet en vul stiltes niet meteen op.
Let ook op non-verbale signalen. Een fronsende blik of een aarzelend knikje betekent vaak dat iemand het niet helemaal heeft gevolgd. Als leidinggevende benoem je dat vriendelijk: “Ik zie dat dit misschien niet helemaal duidelijk was, zal ik het anders uitleggen?” Dat voorkomt dat misverstanden pas zichtbaar worden als er al fouten zijn gemaakt. Meer over hoe taal en cultuur samenspelen lees je in ons artikel over interculturele communicatie op het werk.
Succesvolle voorbeelden hebben bijna altijd drie dingen gemeen: een expliciete afspraak, een zichtbaar hulpmiddel en een leidinggevende die het voorleeft.
Neem een productieteam waarin Nederlandse, Poolse en Roemeense collega’s samenwerken. De teamleider begint elke ploegwissel met een vaste routine. Hij bespreekt de belangrijkste taken aan de hand van een visuele taakkaart, laat één collega de hoofdpunten navertellen en vraagt wie nog een vraag heeft. Dat klinkt eenvoudig, maar het maakt de taalafspraak concreet en herhaalbaar. Misverstanden over de volgorde van taken worden zo vroeg gevonden, niet pas bij de eindcontrole.
Een tweede voorbeeld is een kantoorteam dat luistertaal heeft ingevoerd. Aan het begin van elk overleg zegt de voorzitter: “Spreek in de taal waarin je je het prettigst voelt, ik controleer straks of iedereen het besluit heeft begrepen.” De notulist legt de besluiten schriftelijk vast in eenvoudige taal. Het gevolg is dat collega’s die voorheen zwegen, nu vaker hun mening geven.
Beide voorbeelden zijn algemene beschrijvingen van werkwijzen, geen resultaten van een meting. Ze laten wel zien dat verbetering niet afhangt van dure hulpmiddelen, maar van duidelijke afspraken die je consequent herhaalt.
Technologie vervangt geen afspraken, maar versterkt ze. Kies hulpmiddelen die aansluiten bij wat je team al doet en test ze eerst met een kleine groep.
Automatische ondertiteling in videovergaderplatforms helpt collega’s die een gesproken zin niet helemaal volgen. De kwaliteit verschilt per taal en per spreker, dus gebruik het als steun en niet als enige bron. Dit geldt ook voor vertaalapps: handig voor een snelle vraag, onvoldoende voor een veiligheidsinstructie of contract.
Een gedeelde woordenlijst met vaktermen in de talen van je team voorkomt veel dagelijkse onduidelijkheid. Laat teamleden zelf woorden toevoegen, dan blijft de lijst bruikbaar. Hetzelfde geldt voor een korte bibliotheek met instructievideo’s en pictogramkaarten, die iedereen op een vaste plek kan terugvinden.
Gebruik de chat in online overleggen als veilige route voor vragen. Wie liever typt dan spreekt, krijgt zo een gelijke stem. Laat de facilitator de vragen uit de chat voorlezen en beantwoorden.
Let bij vertalingen van belangrijke documenten op het verschil tussen een machinevertaling en een professionele vertaling. Voor contracten, veiligheidsvoorschriften en externe communicatie loont professioneel werk, omdat een kleine fout grote gevolgen kan hebben. Wil je weten wanneer je een tolk of een vertaler inschakelt? Lees dan het verschil tussen tolk en vertaler.
Wie bij ons een trainingstraject begeleidt, ziet steeds hetzelfde patroon. Een algemene taalles sluit mogelijk niet aan op de situaties waarin het misgaat. Een team kan samen oefenen met de eigen vergaderingen, instructies en vaktermen. Daarom kunnen maatwerk en blended learning worden gecombineerd: korte online oefeningen tussendoor, aangevuld met gezamenlijke sessies op de werkvloer. Wat je nu met vergaderregels en visuals begint, kun je later verdiepen met een bedrijfstraining. Teams kunnen afspraken maken voordat er iets misgaat.
— Bogaers
Wil je de aanpak uit dit artikel niet alleen invoeren maar ook verankeren, dan helpen we je graag. Onze trainers bouwen programma’s rond de vergaderingen, instructies en vaktermen van jouw team, zodat het geleerde direct bruikbaar is op de werkvloer.
Bekijk wat onze company trainingen inhouden, vraag een intake aan of laat je een offerte op maat sturen. De prijs voor bedrijfstrainingen is op aanvraag beschikbaar. We denken met je mee.
Begin met drie dingen: duidelijke vergaderregels, een expliciete luistertaalafspraak en een korte schriftelijke samenvatting na elk overleg. Deze stappen kosten weinig tijd en zijn direct toepasbaar. De Toolkit Meertalig Vergaderen geeft aanvullende voorbeelden.
Luistertaal betekent dat ieder in de eigen taal spreekt en de ander toch verstaat. Het werkt niet als collega’s de andere taal onvoldoende begrijpen of als de inhoud juridisch of technisch kritiek is. Gebruik dan een tolk of een professionele vertaling.
Registreer vooraf hoe vaak misverstanden, herhaalde instructies en kleine incidenten voorkomen en vergelijk dat na drie maanden. Combineer dit met korte begripchecks na overleg. Zo zie je concreet wat de afspraken opleveren.
Een training kan zinvol zijn wanneer misverstanden terugkerend zijn, vaktermen een rol spelen of een team snel moet groeien. Een programma op maat sluit beter aan dan een algemene cursus, omdat het de situaties van je eigen team gebruikt.
Succesverhaal: Frans in de praktijk bij Holland Casino om praktijkervaring op te doen! Tijdens een maatwerktraject ontwikkelden medewerkers van Holland
